7 godzin temu
Ostatnio piszemy o wielu "rewolucjach" (np. w prawie budowlanym), ale ta jest jedną z największych. KSeF wywróci do góry nogami księgowość w każdej firmie. Dlatego tak istotne jest, aby nie zostawiać wszystkiego na ostatnią chwilę. Przegapienie terminów może utrudnić prowadzenie biznesu w przyszłym roku.
KSeF już w 2026 r. Dlaczego to rewolucja w każdej firmie?
Krajowy System e-Faktur to centralna, państwowa platforma, przez którą będą przechodzić wszystkie faktury w Polsce. Nie trzeba będzie już wysyłać PDF-ów mailem czy wystawiać "kwitów" na papierze. Każda faktura będzie musiała trafić do KSeF, gdzie otrzyma specjalny numer identyfikujący.
Dopiero wtedy zostanie uznana za oficjalnie wystawioną i dostarczoną. System ten służy do wystawiania, otrzymywania, przesyłania i przechowywania tzw. faktur ustrukturyzowanych (tzw. schemy). Co to oznacza w praktyce?
Jeden wzór dla wszystkich - faktura będzie ustandaryzowanym plikiem XML.
Szybszy zwrot VAT - urzędy skarbowe mają szybciej weryfikować dane, co skróci podstawowy termin zwrotu VAT do 40 dni.
Koniec z robieniem kopii - faktura w KSeF nigdy nie zginie. Będzie tam przechowywana przez 10 lat.
Automatyzacja - dane z faktur zakupowych będzie można łatwo importować do programów księgowych.
Co się zmienia 1 listopada? Można odebrać certyfikat KSeF
Pierwszy istotny etap dla firm zacznie się 1 listopada. Od tego dnia przedsiębiorcy będą mogli (a wręcz powinni, bo niedługo będzie to obowiązkowe) zacząć występować o specjalne certyfikaty KSeF.
To jeden z najważniejszych elementów całego systemu, bo zapewni bezpieczeństwo i ciągłość fakturowania. Można wystąpić o niego za pośrednictwem Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU).
Do czego służą te certyfikaty? Będą miały dwa główne zadania. Po pierwsze, posłużą do uwierzytelnienia się w systemie KSeF, czyli do bezpiecznego logowania (Certyfikat typu 1).
Po drugie będą niezbędne do wystawiania faktur w trybach awaryjnych (Certyfikat typu 2). jeżeli KSeF będzie miał przerwę serwisową, internet w firmie przestanie działać lub wystąpi jakaś awaria, to właśnie ten certyfikat pozwoli wystawić fakturę w trybie "offline".
Kalendarium KSeF. Kiedy system zacznie działać w pełni?
1 listopada to dopiero początek, bo już dwa dni później, 3 listopada 2025 r., Ministerstwo Finansów udostępni testową wersję Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Będzie to darmowe narzędzie, które pozwoli każdemu "przeklikać się" przez nowy system, wysłać testowe faktury i oswoić się z nowymi obowiązkami, zanim wejdą one w życie.
Jak wygląda dalszy harmonogram KSeF? O ile nic się nie zmieni, najważniejsze daty dla przedsiębiorców to:
1 listopada 2025: zacznie działać Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Będzie można pobrać certyfikat KSeF dla firmy.
3 listopada 2025: udostępnienie wersji testowej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, by móc się "pobawić" w systemie.
1 stycznia 2026: Ruszy moduł zgłoszeń dot. faktur z załącznikiem w e-Urzędzie Skarbowym. Da to możliwość składania zgłoszeń o zamiarze wystawiania faktur z załącznikiem.
1 lutego 2026: KSeF staje się obowiązkowy dla dużych podatników (przychody powyżej 200 mln zł w 2024 r.). Wszyscy podatnicy będą też obowiązkowo odbierać faktury przez KSeF.
1 kwietnia 2026: KSeF staje się obowiązkowy dla pozostałych przedsiębiorców.
1 stycznia 2027: Obowiązkowy dla najmniejszych firm, które do tego czasu będą z tego zwolnione. Podatnicy, u których wartość sprzedaży (z podatkiem) udokumentowana fakturami poza KSeF nie przekroczy 10 000 zł miesięcznie, będą mogli jeszcze w 2026 r. wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne.
Jak widać, to przełomowa zmiana w polskiej gospodarce, dlatego jest wprowadzana etapami. Wdrożenie KSeF to nie tylko kwestia techniczna, ale wyzwanie organizacyjne. Wymaga przejrzenia i dostosowania wewnętrznych procesów w firmie oraz przeszkolenia pracowników, by wiedzieli, jak system wpłynie na codzienną pracę.
Z tego powodu rok 2026 będzie jeszcze w dużej mierze przejściowy, co widać choćby po czasowym wyłączeniu dla najmniejszych firm. Jednak już od 2027 r. taryfa ulgowa się skończy i przedsiębiorcy, którzy się nie przestawią, będą mogli być ukarani.
