2 godzin temu
Automatyzacja zarządzania danymi i cyfrowy obieg dokumentów zyskują na znaczeniu w polskich przedsiębiorstwach, szczególnie tych funkcjonujących w modelu hybrydowym. Dostępne rozwiązania technologiczne oferują szerokie możliwości ulepszenia procesów, jednak ich skuteczne wdrożenie wymaga zachowania równowagi pomiędzy wygodą operacyjną a ochroną informacji.
Najświeższe badanie „Funkcjonowanie polskich biur”, przeprowadzone przez K+Research by Insight Lab na zlecenie Canon Polska, potwierdza rosnące zainteresowanie narzędziami cyfrowymi. Jednocześnie wskazuje, iż pełna automatyzacja oraz zaufanie do rozwiązań chmurowych wciąż są na etapie dojrzewania.
Raport, zrealizowany w czerwcu 2025 roku wśród 200 średnich i dużych przedsiębiorstw, stanowi kontynuację cyklicznych analiz prowadzonych przez Canon. Jego celem jest nie tylko uchwycenie bieżącego stanu transformacji cyfrowej, ale również obserwacja kierunku, w jakim podążają organizacje w procesie modernizacji swoich operacji.
“Prowadzimy badania w taki sposób, by nie tylko uchwycić aktualny obraz funkcjonowania biur, ale także obserwować kierunek, w jakim zmierzają przedsiębiorstwa we wdrażaniu procesów cyfrowych. Dzięki temu widzimy, jak z roku na rok rośnie zainteresowanie narzędziami wspierającymi efektywność operacyjną oraz jak firmy podchodzą do innowacji technologicznych” – tłumaczy Przemysław Huk, Research Manager w K+Research by Insight Lab.
Model przechowywania danych w przedsiębiorstwach
Z najnowszego raportu wynika, iż polskie firmy najchętniej wykorzystują chmurę do przechowywania poczty elektronicznej oraz baz danych. Na pięciostopniowej skali, gdzie 1 oznacza „wyłącznie w chmurze”, a 5 „wyłącznie lokalnie”, średnie wskazania wyniosły odpowiednio 2,83 i 3,22. Rozwiązania chmurowe są nieco częściej wybierane przez duże przedsiębiorstwa, niezależnie od rodzaju danych.
Odmiennie wygląda sytuacja w przypadku dokumentów kadrowych – takich jak oceny pracowników (3,75), umowy (3,77) czy CV pracowników i kandydatów (3,74) – które są w większości przechowywane lokalnie. Podobną tendencję odnotowano przy fakturach (średnia 3,63), przy czym firmy średniej wielkości częściej deklarują lokalne przechowywanie tych dokumentów (3,67) niż organizacje duże (3,49).
Dla porównania, w 2023 roku przedsiębiorstwa korzystające z usług chmurowych najczęściej przenosiły do nich oceny pracowników oraz korespondencję e-mail (odpowiednio 2,93 i 2,98). Zasoby wrażliwe, takie jak umowy i dane finansowe, pozostawały wówczas głównie na serwerach lokalnych (3,35 i 3,27).
“Z naszego doświadczenia wiemy, iż wybór między przechowywaniem informacji w chmurze a na serwerze lokalnym to nie tylko kwestia technologii, ale również bezpieczeństwa oraz strategii firm. Dystans wobec chmury w przypadku wrażliwych danych podkreśla potrzebę zaufania do systemów cyfrowych i dobrze zdefiniowanej polityki dostępu. W rozmowach z klientami często pojawia się obawa przed utratą kontroli nad zasobami, zwłaszcza w kontekście dokumentów kadrowych i finansowych, a także pracy hybrydowej. Rozwiązaniem, które doradzam jest chociażby Therefore Online, czyli usługa w chmurze do zarządzania dokumentami, dostępna w ramach prostej subskrypcji SaaS. Oprogramowanie to zapewnia szybki i wydajny przepływ informacji – dzięki bezpiecznemu dostępowi, pamięci masowej oraz możliwości przetwarzania danych w dowolnym miejscu i momencie” – komentuje Dariusz Szwed, ekspert od urządzeń biurowych, zagadnień bezpieczeństwa i cyfryzacji w Canon Polska.
Automatyzacja obiegu dokumentów na przykładzie faktur
Postępująca cyfryzacja i migracja przedsiębiorstw do chmurowych systemów zarządzania dokumentami sprawiają, iż coraz większe znaczenie zyskuje automatyzacja procesów administracyjnych. Najnowsze badanie Canon pokazuje, iż to przede wszystkim firmy średniej wielkości najczęściej opierają się na zautomatyzowanych rozwiązaniach w zakresie obiegu dokumentów – deklaruje to 40% z nich, w porównaniu do 29% dużych organizacji.
Jednocześnie duże przedsiębiorstwa (powyżej 250 pracowników) częściej wskazują na częściowe wdrożenie automatyzacji – 44% wobec 37% w segmencie średnich firm. Świadczy to o bardziej etapowym podejściu, polegającym na integracji nowych modułów z istniejącą infrastrukturą.
W odniesieniu do faktur, zapytano respondentów o stopień automatyzacji procesów związanych z ich obiegiem i cyfrowym przetwarzaniem. Wyniki wskazują, że:
- pełną automatyzację faktur wdrożyło 35% firm, przy czym częściej dotyczy to dużych organizacji (42%) niż średnich (33%),
- 50% przedsiębiorstw planuje wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur do końca 2025 roku – te zamiary częściej deklarują firmy średnie (52%) niż duże (41%).
Automatyzacja w obszarze finansowo-księgowym staje się zatem jednym z kluczowych kierunków transformacji, szczególnie w kontekście poprawy efektywności i odciążenia zespołów administracyjnych.
“Modułowe systemy usprawniające obieg faktur, takie jak Canon SMART Invoice, oferują elastyczne wdrożenie – firma może uruchomić cały proces automatyzacji lub wybrać tylko konkretne etapy, odpowiednie do swoich potrzeb. Rozwiązanie błyskawicznie rozpoznaje i wyodrębnia dane z dowolnego dokumentu – niezależnie od tego, czy ma on postać papierową czy jest importowany w formie elektronicznej ze skanera sieciowego, urządzenia wielofunkcyjnego lub z e-maila. Następnie oprogramowanie przekazuje dane innym narzędziom wewnętrznym, importuje je do cyfrowego archiwum na lokalnych serwerach lub do aplikacji w chmurze. Za wszystko odpowiada system, przy pełnej kontroli ze strony pracownika, który zyskuje przestrzeń na działania bardziej wymagające jego uwagi” – zaznacza Dariusz Szwed.
Wyniki badania jasno pokazują, iż cyfryzacja w polskich firmach postępuje, ale w sposób rozważny i etapowy. Przedsiębiorstwa coraz śmielej sięgają po narzędzia chmurowe oraz automatyzację, ale wciąż zachowują ostrożność wobec najbardziej wrażliwych danych. E-maile i bazy operacyjne migrują do środowisk chmurowych, natomiast dokumenty kadrowe, umowy czy faktury przez cały czas pozostają głównie na serwerach lokalnych. Ta ostrożność wynika z potrzeby zachowania kontroli i zapewnienia maksymalnego bezpieczeństwa informacji. Co istotne, to średnie firmy są dziś bardziej skłonne do pełnej automatyzacji procesów – zwłaszcza finansowych – podczas gdy duże organizacje preferują podejście hybrydowe, integrując nowe moduły z istniejącą infrastrukturą. Automatyzacja obiegu dokumentów, zwłaszcza faktur, stała się jednym z kluczowych kierunków transformacji, co potwierdza fakt, iż już co trzecia firma wdrożyła pełne rozwiązania w tym obszarze, a połowa planuje takie działania w najbliższym czasie. Cyfrowa transformacja nie przybiera więc formy gwałtownej rewolucji, ale świadomego kompromisu między innowacją a bezpieczeństwem, z coraz wyraźniejszym zwrotem w kierunku modeli hybrydowych.
źródło: Canon
