Co to jest fulfillment, jak działa i co obejmuje?

Co to jest fulfillment?

Fulfillment to kompleksowy proces realizacji zamówień obejmujący m.in. magazynowanie towaru, zarządzanie zapasami, kompletację, pakowanie, wysyłkę oraz obsługę zwrotów. Może być realizowany samodzielnie przez sprzedawcę lub powierzony zewnętrznemu operatorowi. W modelu outsourcingowym towar należący do sklepu, producenta lub dystrybutora trafia do centrum fulfillmentowego, skąd jest następnie wysyłany bezpośrednio do odbiorców. Operator nie staje się właścicielem produktów, ale odpowiada za ich fizyczną obsługę zgodnie z zakresem ustalonym ze sprzedawcą.

Fulfillment nie jest więc wyłącznie usługą wynajmu powierzchni magazynowej. To zintegrowany proces wykorzystujący infrastrukturę hali, personel, system zarządzania magazynem WMS, stanowiska kompletacji i pakowania, rozwiązania transportu wewnętrznego, systemy informatyczne oraz współpracę z przewoźnikami. Celem jest sprawne przeprowadzenie produktu od momentu jego przyjęcia do magazynu aż do wysłania zamówienia odbiorcy.

W praktyce fulfillment może być realizowany we własnym zakresie, czyli w modelu in-house, albo zlecany wyspecjalizowanej firmie, np. operatorowi 3PL. W drugim przypadku przedsiębiorstwo korzysta z zaplecza logistycznego zewnętrznego podmiotu zamiast samodzielnie organizować wszystkie procesy magazynowe.

Czym fulfillment różni się od zwykłego magazynowania?

Podstawowym zadaniem tradycyjnego magazynu jest przyjmowanie, zabezpieczanie i przechowywanie zapasów oraz ich późniejsze wydawanie. W wielu obiektach towary składowane są przez dłuższy czas, a wysyłki realizowane są w większych jednostkach – na przykład pełnych paletach lub kartonach zbiorczych.

Centrum fulfillmentowe jest natomiast przygotowane przede wszystkim do sprawnej realizacji dużej liczby zamówień, często jednostkowych i zawierających produkty należące do różnych indeksów SKU. Wpływa to również na sposób organizacji hali. Oprócz powierzchni składowania potrzebne są strefy kompletacji, stanowiska kontroli i pakowania, bufory dla zamówień oczekujących na wysyłkę czy przestrzeń służąca do obsługi zwrotów. W bardziej rozbudowanych obiektach część procesów może być wspierana przez automatykę magazynową.

Fulfillment a zwykła wysyłka kurierska

Usługa kurierska jest tylko jednym z elementów całego procesu. Przewoźnik odpowiada przede wszystkim za transport przygotowanej przesyłki od nadawcy do odbiorcy. Operator fulfillmentowy zajmuje się natomiast wcześniejszymi etapami – przechowuje zapas, przyjmuje informację o zamówieniu, pobiera odpowiednie produkty z magazynu, kompletuje przesyłkę, pakuje ją i przygotowuje do wydania kurierowi. Jedno centrum może przy tym współpracować z kilkoma przewoźnikami i obsługiwać różne sposoby dostawy – zależnie od wymiarów przesyłki, kierunku wysyłki lub preferencji odbiorcy.

fot. Magnific

Co obejmuje fulfillment?

Dokładny zakres fulfillmentu zależy od operatora, rodzaju produktów oraz potrzeb sprzedawcy. Podstawowa usługa obejmuje zwykle magazynowanie towaru, bieżącą ewidencję zapasów, kompletowanie i pakowanie zamówień, a następnie przygotowanie przesyłek do wysyłki krajowej lub zagranicznej. Operator może również zajmować się etykietowaniem produktów, konfekcjonowaniem zestawów, przepakowywaniem towaru czy dodawaniem do przesyłek materiałów informacyjnych i promocyjnych. Zakres współpracy często obejmuje także obsługę zwrotów, w tym przyjęcie produktu, jego kontrolę oraz aktualizację stanów magazynowych. Fulfillment nie musi więc oznaczać przekazania operatorowi wszystkich procesów logistycznych. Firma może zdecydować, które działania chce zlecić na zewnątrz, a które przez cały czas realizować samodzielnie.

Jak działa fulfillment krok po kroku?

Wiedząc już, co to jest fulfillment, warto przyjrzeć się temu, jak cały proces przebiega w praktyce. Sprawne działanie fulfillmentu wymaga synchronizacji przepływu towarów z przepływem danych. Informacje o zapasach i zamówieniach muszą odpowiadać temu, co rzeczywiście znajduje się w magazynie. Proces można podzielić na kilka podstawowych etapów.

1. Dostawa towaru do centrum fulfillmentowego

Proces rozpoczyna się od dostarczenia zapasu do centrum fulfillmentowego. Operator otrzymuje informacje dotyczące planowanej dostawy, liczby produktów, palet lub kartonów oraz indeksów towarowych. W zależności od rodzaju asortymentu mogą zostać wcześniej ustalone także wymagania związane z oznakowaniem, kodami kreskowymi, dokumentacją lub sposobem zabezpieczenia produktów.

2. Przyjęcie i składowanie produktów

Po rozładunku towary są identyfikowane i porównywane z dokumentacją. Kontrola może obejmować m.in. liczbę sztuk, stan opakowań, oznaczenia, numery partii czy inne dane wymagane dla określonego rodzaju produktów. Następnie zapas jest rejestrowany w systemie WMS i kierowany do odpowiednich lokalizacji magazynowych.

Sposób rozmieszczenia produktów może uwzględniać ich rotację, gabaryty, masę lub częstotliwość zamawiania. Towary często sprzedawane warto umieszczać w miejscach umożliwiających sprawną kompletację, ponieważ skrócenie drogi pokonywanej podczas pobierania produktów bezpośrednio wpływa na wydajność procesu.

3. Przekazanie zamówienia do operatora fulfillmentowego

Po złożeniu zamówienia w sklepie internetowym jego dane mogą zostać automatycznie przekazane do systemu operatora. Informacje obejmują przede wszystkim zamówione produkty, liczbę sztuk, dane odbiorcy i wybrany sposób dostawy. Integracja systemów ogranicza konieczność manualnego przekazywania danych oraz umożliwia aktualizowanie stanów magazynowych w wykorzystywanych kanałach sprzedaży.

4. Kompletacja zamówienia w procesie fulfillmentu

Kolejnym etapem jest picking, czyli pobranie z magazynu wszystkich produktów znajdujących się w zamówieniu. Sposób kompletacji zależy od wielkości centrum, liczby zamówień oraz rodzaju asortymentu. Pracownicy mogą być wspierani przez system WMS, terminale, skanery kodów lub rozwiązania automatyczne. Kontrola produktów podczas pobierania ogranicza ryzyko wysłania niewłaściwego modelu, wariantu czy liczby sztuk.

5. Pakowanie zamówienia

Skompletowane produkty trafiają do stanowiska pakowania. Następuje tam kontrola zawartości zamówienia, dobór odpowiedniego opakowania oraz zabezpieczenie produktów na czas transportu. W zależności od ustaleń ze sprzedawcą do przesyłki mogą być dodawane dokumenty, instrukcje, próbki, materiały marketingowe lub elementy identyfikacji marki. Po zamknięciu i oznaczeniu paczka kierowana jest do strefy wysyłkowej.

6. Wysyłka zamówienia

Przygotowane przesyłki są przekazywane przewoźnikom. Jednocześnie informacja o nadaniu i numer przesyłki może wrócić do systemu sklepu, dzięki czemu klient otrzymuje możliwość śledzenia dostawy. Centrum fulfillmentowe może obsługiwać zarówno standardowe przesyłki kurierskie, jak i dostawy do punktów odbioru czy automatów paczkowych oraz wysyłki międzynarodowe.

7. Obsługa zwrotów

Fulfillment nie musi kończyć się w momencie nadania przesyłki. Operator może przejąć również logistykę zwrotną. Produkt odesłany przez klienta jest przyjmowany, identyfikowany i przypisywany do odpowiedniego zamówienia. Następnie sprawdzany jest jego stan. Towar pełnowartościowy może ponownie trafić do dostępnego zapasu, natomiast produkt uszkodzony może zostać skierowany do odrębnej strefy i dalszej obsługi.

fot. Magnific

Jak wygląda centrum fulfillmentowe?

Centrum fulfillmentowe jest halą magazynową przygotowaną do sprawnego przepływu dużej liczby zamówień. Nie może być więc traktowane jedynie jako powierzchnia służąca do przechowywania zapasu. Typowy obiekt może obejmować strefy przyjęcia dostaw, składowania, kompletacji, kontroli, pakowania, sortowania i wysyłki, a także wydzielony obszar do obsługi zwrotów.

Istotna jest organizacja przepływu produktów pomiędzy poszczególnymi strefami. Wąskie gardło powstające np. w obszarze kompletacji lub pakowania może ograniczyć możliwości całego centrum choćby wtedy, gdy posiada ono odpowiednią ilość powierzchni składowej.

Rola systemu WMS

Jednym z podstawowych narzędzi wykorzystywanych w centrum fulfillmentowym jest WMS, czyli ang. Warehouse Management System. Pozwala on rejestrować lokalizację produktów, aktualizować stany, przekazywać zadania magazynowe oraz śledzić poszczególne etapy realizacji zamówienia. W bardziej rozbudowanych operacjach może wspierać również uzupełnianie stref kompletacyjnych, inwentaryzację czy analizę wydajności. najważniejsze znaczenie ma przy tym integracja WMS z systemem sprzedażowym. Pozwala ona automatycznie przekazywać zamówienia do magazynu oraz synchronizować informacje o dostępności produktów i statusach przesyłek.

Automatyzacja centrum fulfillmentowego

W zależności od skali operacji procesy mogą być wspierane przez rozwiązania automatyczne – np. przenośniki, sortery, automatyczne urządzenia pakujące czy roboty mobilne. Nie oznacza to jednak, iż każde centrum fulfillmentowe musi być silnie zautomatyzowane. Dobór technologii powinien wynikać z liczby obsługiwanych zamówień, rodzaju produktów, liczby SKU, sezonowości oraz wymaganej przepustowości.

Dla kogo fulfillment jest dobrym rozwiązaniem?

Fulfillment znajduje zastosowanie przede wszystkim w e-commerce, ale korzystają z niego również producenci, dystrybutorzy, importerzy oraz marki rozwijające sprzedaż bezpośrednio do konsumentów. Wspólną cechą tych firm jest konieczność sprawnej obsługi dużej liczby pojedynczych zamówień i powiązania sprzedaży z procesami magazynowymi.

Dla sklepu internetowego fulfillment oznacza możliwość przekazania zewnętrznemu operatorowi magazynowania, kompletacji, pakowania i wysyłki zamówień. Z rozwiązania mogą korzystać także sprzedawcy działający na marketplace’ach. Odpowiednia integracja pozwala wówczas obsługiwać z jednego zapasu zamówienia pochodzące z kilku kanałów sprzedaży.

Fulfillment sprawdza się również w modelu D2C. Producent przyzwyczajony do wysyłania większych partii towaru do hurtowników lub dystrybutorów po uruchomieniu sprzedaży bezpośredniej musi obsługiwać pojedyncze zamówienia konsumentów. Zewnętrzne centrum fulfillmentowe może wtedy uzupełnić logistykę zakładową i przejąć ten obszar działalności.

fot. Magnific

Kiedy warto rozważyć fulfillment?

Nie istnieje jedna liczba zamówień, po której przekroczeniu każdej firmie zaczyna opłacać się outsourcing realizacji zamówień. Znaczenie mają m.in. rodzaj produktów, liczba SKU, gabaryty, sezonowość, sposób kompletacji oraz koszty i możliwości własnego zaplecza logistycznego.

Fulfillment warto rozważyć przede wszystkim wtedy, gdy liczba zamówień zaczyna przekraczać możliwości obecnego magazynu, brakuje miejsca na zapasy albo dalszy rozwój wymagałby zwiększenia powierzchni, zatrudnienia kolejnych pracowników czy inwestycji w WMS i wyposażenie. Istotnym argumentem może być również duża sezonowość sprzedaży, która utrudnia dostosowanie własnych zasobów do zmiennego wolumenu.

Sygnałem do przeanalizowania outsourcingu może być także rozwój sprzedaży w wielu kanałach, wejście w model D2C lub sytuacja, w której obsługa zamówień zaczyna angażować znaczną część zasobów firmy. Decyzji nie należy jednak podejmować wyłącznie na podstawie liczby wysyłanych paczek – firmy o podobnym wolumenie mogą mieć zupełnie inne wymagania logistyczne.

Jakie są zalety i ograniczenia fulfillmentu?

Jedną z najważniejszych zalet outsourcingu fulfillmentu jest możliwość korzystania z istniejącej infrastruktury logistycznej bez konieczności samodzielnego rozwijania wszystkich jej elementów. Firma nie musi organizować od podstaw powierzchni magazynowej, stanowisk pakowania, systemów informatycznych i pełnego zespołu odpowiedzialnego za bieżącą realizację zamówień. Może mieć to szczególne znaczenie przy szybkim wzroście sprzedaży. Zwiększenie liczby zamówień we własnym magazynie często oznacza potrzebę pozyskania dodatkowej powierzchni, zatrudnienia pracowników i rozbudowy wyposażenia. Operator fulfillmentowy posiadający odpowiednie zasoby może łatwiej dostosować skalę operacji do zmieniającego się wolumenu.

Korzyścią może być również odciążenie przedsiębiorstwa z powtarzalnych operacji logistycznych. Firma może skoncentrować większą część własnych zasobów na sprzedaży, rozwoju produktów czy marketingu, pozostawiając fizyczną realizację zamówień wyspecjalizowanemu partnerowi.

Fulfillment ma jednak również ograniczenia. Przekazanie operacji zewnętrznemu podmiotowi oznacza mniejszą bezpośrednią kontrolę nad codzienną pracą magazynu. Duże znaczenie mają więc jakość integracji systemów, prawidłowa wymiana danych oraz jasno określone zasady obsługi zamówień i produktów. Nie każdy asortyment jest też równie łatwy do obsługi w standardowym centrum fulfillmentowym. Produkty ponadgabarytowe, bardzo delikatne, wysokowartościowe, niebezpieczne lub wymagające określonych warunków przechowywania mogą wymagać specjalistycznej infrastruktury i procedur.

Co to jest fulfillment – podsumowanie

Odpowiadając na pytanie, co to jest fulfillment, należy podkreślić, iż nie jest to zwykły wynajem miejsca w magazynie, ale kompleksowo zorganizowany proces realizacji zamówień. Łączy halę magazynową, ludzi, systemy informatyczne, operacje kompletacji i pakowania oraz transport.

Dobrze zorganizowane centrum fulfillmentowe może przejąć dużą część powtarzalnych procesów logistycznych firmy – od przyjęcia produktu, przez jego składowanie i kompletację, aż po wysyłkę zamówienia i obsługę ewentualnego zwrotu. Dla przedsiębiorstwa oznacza to możliwość korzystania z gotowej infrastruktury i skalowania operacji bez konieczności samodzielnego rozbudowywania całego zaplecza magazynowego. Nie w każdym przypadku będzie to jednak rozwiązanie optymalne, dlatego przed podjęciem decyzji warto porównać outsourcing fulfillmentu z prowadzeniem własnego magazynu oraz dokładnie przeanalizować zakres usług oferowanych przez potencjalnego operatora.