Czy rolnicy muszą korzystać z KSeF? Zasady i najważniejsze informacje

Zdjęcie: Podwójny zysk dla rolników: kombajny CLAAS w promocji „Przedsmak 2026”

Krajowy System e-Faktur (KSeF) już niedługo stanie się obowiązkowym narzędziem dla większości firm w Polsce. Warto jednak podkreślić, iż nie każdy podatnik będzie musiał wystawiać faktury ustrukturyzowane. Jedną z grup zwolnionych z tego obowiązku są rolnicy ryczałtowi.

Czy rolników ryczałtowych obejmuje zwolnienie z KSeF?

Rolnikiem ryczałtowym jest osoba, która spełnia jednocześnie następujące warunki:

• nie prowadzi działalności gospodarczej,
• korzysta ze zwolnienia z podatku VAT,
• sprzedaje produkty rolne na podstawie faktury VAT RR, którą zawsze wystawia nabywca.

Jak podkreśla Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup.pl i e-pity.pl, rolnicy ryczałtowi korzystają z uproszczonego systemu rozliczeń opartego na fakturach VAT RR. W związku z tym KSeF będzie dla nich dobrowolny – mogą z niego korzystać, ale nie mają takiego obowiązku.

Od kiedy rolnicy ryczałtowi mogą korzystać z KSeF?

Możliwość dobrowolnego dołączenia do KSeF rolnicy ryczałtowi zyskają od 1 kwietnia 2026 roku. Do tego czasu wszystkie rozliczenia realizowane są na podstawie dotychczasowych przepisów. Przed tą datą system nie przewiduje dla tej grupy możliwości wystawiania e-faktur.

Warto również wiedzieć, iż dla faktur wystawianych rolnikom przygotowano specjalną strukturę w KSeF – FA_RR(1). System umożliwi rolnikowi udzielenie nabywcy zgody na wystawianie:

• faktur VAT RR,
• faktur korygujących VAT RR.

Jak w KSeF będzie wyglądać proces wystawiania faktur VAT RR?

Choć rozliczenia przenoszą się do systemu elektronicznego, sama zasada pozostaje bez zmian – fakturę VAT RR dalej wystawia nabywca produktów rolnych.

Nowością jest jednak sposób nadawania uprawnień:

1. Rolnik loguje się do KSeF i wskazuje firmę, która ma prawo wystawiać faktury VAT RR w jego imieniu.
2. Wyznaczony podmiot może następnie przekazać dostęp wybranym pracownikom lub biuru rachunkowemu.
3. Uprawnienia obowiązują do momentu ich odwołania.

Jak zaznacza Monika Piątkowska, po udzieleniu zgody nabywca będzie zobowiązany do wystawiania zarówno faktur VAT RR, jak i korekt, korzystając wyłącznie z KSeF.

Czy rolnik ryczałtowy potrzebuje NIP, aby korzystać z KSeF?

Numer NIP jest konieczny, jeżeli rolnik chce:

• zalogować się do KSeF,
• udzielić uprawnień nabywcy do wystawiania faktur.

Jeśli rolnik nie posiada NIP, nie prowadzi działalności gospodarczej i posługuje się wyłącznie numerem PESEL, przez cały czas może otrzymywać faktury zakupowe w formie papierowej lub elektronicznej (PDF). Dokumenty te zawierać będą kod QR lub link, umożliwiający weryfikację ich treści w systemie KSeF.

W takim przypadku rolnik nie zobaczy faktury bezpośrednio w KSeF, ale otrzyma ją w uzgodniony sposób – tak, jak dotychczas.

Jeżeli natomiast rolnik prowadzi działalność gospodarczą, obowiązują go takie same przepisy jak pozostałych przedsiębiorców – czyli obowiązek korzystania z KSeF po jego wdrożeniu.