- Czynsz to tylko pierwsza pozycja w Excelu
- Prawdziwy koszt zaczyna się po analizie
- Liczby ukryte w drugiej kolumnie
- Magazyn na miarę operacji
- Negocjacje to gra o cały kontrakt
Wybór nowego magazynu to znacznie więcej niż porównanie stawek czynszu w kilku czy kilkunastu obiektach. Przy rosnących kosztach energii i zróżnicowanych standardach technicznych realny koszt najmu wykracza daleko poza kwotę za metr kwadratowy. Warto również uwzględnić najważniejszy aspekt lokalizacji, która ma istotny wpływ na koszty operacyjne i logistykę.
– Szczególnie branża logistyczna działa dziś pod silną presją kosztową, dlatego wysokość czynszu ma znaczenie. Z praktyki wiemy jednak, iż stawka bazowa to tylko początek rozmowy – dopiero zestawienie jej z kosztami operacyjnymi, lokalizacją, standardem technicznym czy planami rozwojowymi firmy pokazuje, która oferta rzeczywiście jest najbardziej opłacalna – mówi Katarzyna Adamska, doradczyni w Dziale Powierzchni Przemysłowych i Magazynowych w Newmark Polska.
Polski rynek magazynowy osiągnął wolumen ponad 36,5 mln mkw. nowoczesnej powierzchni, a w 2026 r. planowane jest oddanie kolejnych prawie 2 mln mkw. Przy wzroście zasobów rzędu 6 – 7 proc. rocznie najemcy mają z czego wybierać – od starszych, tańszych obiektów po nowe, droższe, ale bardziej energooszczędne parki. Różnice w standardzie i konstrukcji budynków są coraz większe, a wraz z nimi – różnice w całkowitym koszcie użytkowania.
Czynsz to tylko pierwsza pozycja w Excelu
Niski czynsz przyciąga jak magnes, ale nie zawsze odzwierciedla realne koszty najmu.
– Porównywanie wyłącznie stawek bazowych prowadzi do zbyt uproszczonych wniosków, a w konsekwencji również błędnych decyzji. Patrząc wyłącznie na czynsz bazowy, najemca może odrzucić lokalizacje, które po pełnej analizie okazałyby się najlepiej dopasowane do jego działalności oraz optymalne cenowo. Od początku nalegamy, aby przy tworzeniu krótkiej listy podejść wielowątkowo, nie tylko na podstawie czynszu bazowego, ale uwzględniając także wszystkie składowe kosztów operacyjnych oraz standard techniczny i lokalizację. W praktyce wielokrotnie okazywało się, iż oferty początkowo odrzucone przez klienta ze względu na wyższy czynsz, po kompleksowym przeanalizowaniu tych elementów, okazywały się najbardziej racjonalnym rozwiązaniem – twierdzi Katarzyna Adamska. Ekspertka dodaje, iż doradcy Newmark Polska już na początku procesu najmu prezentują najemcy wszystkie opcje, przygotowując równocześnie szczegółowy cash flow na wstępnie wybrane lokalizacje, czyli prognozę kosztów w całym okresie umowy. Taki dokument obejmuje nie tylko czynsz i jego indeksację, ale także koszty eksploatacyjne, zachęty finansowe, nakłady na adaptację oraz, o ile takie są, dodatkowe opłaty za miejsca parkingowe czy reklamę na obiekcie.
– Analizujemy również dostępność OZE, w tym fotowoltaiki, sprawdzamy możliwość kontrolowania zużycia mediów dzięki opomiarowaniu i weryfikujemy przykładowe zużycie mediów przez najemców o podobnym profilu i metrażu na danym magazynie. Dopiero takie całościowe zestawienie pozwala rzetelnie ocenić, która lokalizacja rzeczywiście spełnia potrzeby biznesu i jest optymalna kosztowo w całym horyzoncie najmu – podkreśla Katarzyna Adamska.
Prawdziwy koszt zaczyna się po analizie
Za samym czynszem kryje się znacznie więcej – opłaty eksploatacyjne, rachunki za media, indeksacja, a także zabezpieczenia najmu, najczęściej w formie kaucji lub gwarancji bankowej, które w różny sposób obciążają bilans najemcy.
– Poziom kosztów eksploatacyjnych potrafi znacząco różnić się choćby między strefami tego samego miasta. Istotną pozycję w kosztach zajmuje podatek od nieruchomości, a czasowe zwolnienie w pierwszym roku nie znosi tego wydatku w kolejnych latach. najważniejsze pozostaje też spojrzenie na dostosowania techniczne i realne potrzeby operacyjne – w działalności produkcyjnej trzeba myśleć nie tylko o tym, co potrzebne jest dziś, ale też o tym, co może być konieczne za kilka lat. Zmiany w zakresie ochrony przeciwpożarowej czy rodzaju składowanych materiałów mogą wówczas znacząco podnieść koszty adaptacji – wyjaśnia Katarzyna Adamska.
O opłacalności całego projektu często decyduje lokalizacja magazynu. Przeniesienie hali w inne miejsce może zwiększyć rotację pracowników i podnieść koszty pracy, co bezpośrednio wpłynie na koszty prowadzenia działalności. Do pełnego obrazu warto doliczyć też wydatki na parkingi czy infrastrukturę informatyczną, na przykład rozprowadzenie sieci zgodnie z wewnętrznymi wymaganiami IT u klienta.
Liczby ukryte w drugiej kolumnie
Koszty operacyjne coraz częściej decydują o opłacalności magazynu. – Wzrost cen energii sprawił, iż efektywność energetyczna przestała być tylko dodatkiem – w cieplejsze lata trzeba intensywnie chłodzić magazyny i biura, zwłaszcza przy produktach wrażliwych na temperaturę. Instalacje fotowoltaiczne pozwalają częściowo stabilizować koszty. Zdarza się, iż energia z fotowoltaiki pokrywa np. zapotrzebowanie na klimatyzację całej części biurowej. W efekcie najemcy coraz częściej są gotowi zaakceptować wyższy czynsz w zamian za przewidywalne i konkurencyjne koszty mediów – wyjaśnia ekspertka Newmark Polska.
Coraz bardziej widoczne są też różnice między starszymi a nowymi obiektami. – Nowoczesne obiekty wyposażone w systemy BMS optymalizują zużycie energii i pozwalają szybciej wychwycić potencjalne awarie, a to dopiero początek zmian technologicznych. Standardem staje się dziś inteligentne sterowanie oświetleniem (DALI – Digital Addressable Lighting Interface), oparte na czujnikach ruchu i światła dziennego, które ogranicza straty energii, a podliczniki umożliwiają bieżący monitoring jej zużycia. Do tego dochodzi lepsza, grubsza izolacja, redukująca straty ciepła i chłodu. W starszych magazynach wiele z tych rozwiązań wymaga modernizacji, co wprost przekłada się na wyższy całkowity koszt użytkowania – wyjaśnia Katarzyna Adamska.
Magazyn na miarę operacji
Parametry obiektu powinny wynikać z realnych potrzeb biznesu, a nie z maksymalnych możliwości budynku. Nie każda firma wykorzysta 12 m wysokości składowania – takie magazyny były bardzo pożądane jeszcze kilka lat temu. Praktyka pokazała, iż dla wielu najemców optymalne i zgodne z przepisami okazuje się 10 m, co pozwala uniknąć płacenia za niewykorzystane powierzchnie czy ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z adaptacją.
– O sprawności operacyjnej obiektu przesądzają takie elementy, jak: rozstaw słupów, nośność posadzki, dostępność doków, parametry PPOŻ czy przygotowanie budynku do wdrożenia rozwiązań automatyzacyjnych – mówi ekspertka. – Coraz większe znaczenie w parku magazynowym ma część biurowa. Dla wielu najemców magazyn to nie tylko zaplecze operacyjne, ale także miejsce pracy zespołu i element wizerunku pracodawcy. W efekcie rosną oczekiwania wobec standardu wykończenia i komfortu biur zlokalizowanych przy hali – wiele firm jest gotowych zapłacić więcej za przestrzeń dopasowaną do swoich procesów i ambicji. Istotne stają się też wymagania ESG: nowe obiekty częściej spełniają standardy raportowania środowiskowego oczekiwane przez międzynarodowe korporacje, podczas gdy starsze parki stopniowo przechodzą modernizacje – dodaje Katarzyna Adamska.
Negocjacje to gra o cały kontrakt
Ostateczny koszt najmu kształtuje się przy stole negocjacyjnym. Na bilans projektu wpływają m.in. zapisy o okresach bezczynszowych czy budżecie na fit-out. Trzeba też uwzględnić obowiązek przywrócenia powierzchni do stanu pierwotnego – właściciele różnie definiują zakres tych prac, co może istotnie zmienić końcowy rachunek.
– Rodzaj i forma zachęt zależą od regionu, poziomu pustostanów i aktywności deweloperów – w starszych budynkach częściej pojawiają się okresy bezczynszowe, a w nowym obiektach najemcy mogą liczyć na kontrybucje finansowe. Przedsiębiorcy zwracają uwagę również na elastyczność zapisów, długość kontraktu i możliwość wcześniejszego opuszczenia budynku – informuje ekspertka Newmark Polska.
Najem powierzchni magazynowej jest dziś decyzją strategiczną, wymagającą porównania kilku scenariuszy – pozostania w dotychczasowej lokalizacji, relokacji albo konsolidacji operacji w jednym obiekcie. – To jednocześnie projekt operacyjny i finansowy. Liczy się nie tylko stawka bazowa, ale całkowity koszt kontraktu oraz elastyczność, jaką daje umowa. Dobrze przygotowana strategia i odpowiednio wczesne rozpoczęcie rozmów pozwalają realnie zwiększyć przestrzeń do negocjacji i wybrać rozwiązanie, które będzie bezpieczne biznesowo przez cały okres najmu – podsumowuje Katarzyna Adamska.