Dlaczego tylko księgowość nie wystarczy? Twój biznes potrzebuje strategii finansowej, aby się rozwijać.

3 godzin temu

Zdjęcie: Dlaczego tylko księgowość nie wystarczy? Twój biznes potrzebuje strategii finansowej, aby się rozwijać.

Podstawy to za mało, by zbudować trwały sukces

Tworząc firmę, wielu przedsiębiorców koncentruje się na podstawach: świetnym produkcie, pozyskaniu klienta, skutecznej sprzedaży oraz na księgowości, która dokumentuje prowadzoną działalność i oblicza podatki. Jest to zupełnie naturalne i w początkowej fazie działalności takie podejście jest wystarczające.

Jednak gdy biznes zaczyna nabierać rozpędu, pojawiają się nowe wyzwania: większe koszty, nowe szanse rynkowe, konieczność zatrudnienia zespołu, inwestycje w reklamę, czy zmiany w strukturze oferty. W takim momencie sama księgowość przestaje wystarczać.

Potrzebna jest szersza perspektywa – taka, która pozwala nie tylko patrzeć na to, co już się wydarzyło, ale przede wszystkim planować to, co dopiero nadejdzie.

Przed rozpoczęciem planowania należy przeanalizować dane księgowe, rozpoczynając od utworzenia rachunku zysków i strat w wersji zarządczej, przeanalizowania przepływów pieniężnych i kapitału obrotowego netto. Równocześnie należy przeprowadzić analizę procesów operacyjnych i finansowych, ryzyka, z którym mierzy się firma, oraz kondycję branży, w której działa. Jest to dobra baza do kolejnego kroku, jakim jest zbudowanie strategii firmy.

Księgowość mówi, co było. Strategia mówi, co będzie

Księgowość to absolutna podstawa funkcjonowania każdej firmy. Pozwala kontrolować bieżące koszty, śledzić przychody, rozliczać podatki i przygotowywać sprawozdania. Jest potrzebna, ale jej rola kończy się na opisie przeszłości.

Tymczasem, by podejmować najważniejsze decyzje dla przyszłości firmy, potrzebne jest coś więcej niż tylko księgowe dane. Zatrudnienie nowej osoby, inwestycja w kampanię marketingową, wejście na nowy rynek – te decyzje wymagają planu, czyli strategii.

Dlaczego zarządzanie bez strategii nie działa?

Częstym błędem w rozwijających się firmach jest zarządzanie bez konkretnej strategii i skupianie się na płynności bieżącej: dopóki coś zostaje na koncie, wszystko wydaje się w porządku. Ale pod takim pozorem mogą czaić się poważne problemy. Oto kilka z nich:

Spadająca marża mimo wzrostu sprzedaży – firma zarabia mniej, choć pracuje więcej.
Nieopłacalne produkty lub usługi, które nie przynoszą realnego zysku.
Sezonowość, która co roku zaskakuje i powoduje zatory płatnicze.
Nieefektywne działania marketingowe, które pochłaniają budżet bez mierzalnych rezultatów.

Dobra strategia finansowa pozwala nie tylko zidentyfikować te zjawiska, ale również zapobiegać im, zanim urosną do rangi problemu.

Strategiczne zarządzanie finansami – czyli co konkretnie warto robić?

Strategia finansowa to konkretne działania, które możesz wdrożyć niezależnie od wielkości firmy. Oto kilka elementów, od których warto zacząć:

Budżetowanie i planowanie – określenie celów finansowych na najbliższe 6–12 miesięcy.
Analiza rentowności – zrozumienie, które produkty, usługi lub klienci przynoszą największy zysk.
Prognozowanie przepływów pieniężnych – by zawsze wiedzieć, czy wystarczy środków na wynagrodzenia, ZUS, podatki czy kolejną kampanię.
Monitorowanie kluczowych wskaźników (KPI) – takich jak marża brutto, EBITDA, koszt pozyskania klienta, wskaźnik płynności bieżącej, cykl konwersji gotówki.

To właśnie te działania pozwalają zbudować nie tylko firmę, która funkcjonuje, ale również firmę, która się rozwija.

Co, jeżeli nie masz wewnętrznego działu finansowego?

Wiele małych i średnich firm nie ma jeszcze wystarczającej skali, by zatrudniać dyrektora finansowego na pełen etat. W takich przypadkach coraz popularniejszym rozwiązaniem jest kooperacja z zewnętrznym ekspertem, np. firmą oferującą CFO as a Service, która dostarcza wsparcie strategiczne, analizę danych i doradztwo w decyzjach finansowych.

Dzięki takiemu modelowi przedsiębiorczyni może skupić się na rozwoju i sprzedaży, mając pewność, iż jest ktoś, kto „czyta liczby” i tłumaczy je na działania. Przykładem takiego wsparcia jest np. firma Torero Solutions (www.torerosolutions.pl), która pomaga właścicielom firm uporządkować finanse i zaplanować skalowanie biznesu.

Strategia daje spokój, nie stres

Pewność finansowa nie bierze się z przypadkowych sukcesów, ale z zaplanowanych decyzji. Strategiczne podejście do pieniędzy w firmie daje nie tylko większe zyski, ale i większy spokój psychiczny.

Zamiast gasić pożary, możesz wyprzedzać kryzysy. Zamiast reagować na problemy, możesz planować rozwój. Świadomość, iż twój biznes opiera się na solidnych danych, daje wolność, jakiej potrzebujesz jako liderka.

Analizuj dane i patrz w przyszłość

Księgowość to punkt wyjścia. Jednak prawdziwy rozwój zaczyna się wtedy, gdy zrozumiesz w pełni dane, spojrzysz również w przyszłość. Firma bez strategii finansowej przypomina żaglowiec bez steru – może dopłynąć gdzieś, ale niekoniecznie tam, gdzie chcesz.

Dlatego warto zadbać o to, by za liczbami stał plan. Nie po to, by je tylko rozliczać, ale by nadawały twojemu biznesowi kierunek, prędkość i stabilność.

Dane księgowe a dane menedżerskie

Aby skutecznie budować strategię, warto zrozumieć, iż dane księgowe i dane zarządcze często pokazują tę samą firmę w zupełnie inny sposób. Oto pięć przykładów:

Rozliczenia międzyokresowe przychodów (RMP)
Księgowość: przychód ujmowany jest w dacie wystawienia faktury – choćby jeżeli dotyczy usług lub sprzedaży zrealizowanej w poprzednim miesiącu. W efekcie wynik finansowy danego okresu może być zniekształcony, bo część przychodów „przesuwa się” na kolejny miesiąc.
Dane zarządcze: w raportach zarządczych przychód przypisuje się do okresu, którego faktycznie dotyczy sprzedaż lub wykonanie usługi niezależnie od daty faktury. Dzięki temu wynik odzwierciedla realne efekty działalności w danym miesiącu.
Różnica: księgowość pokazuje przychody zgodnie z datami dokumentów, a dane zarządcze są prezentowane zgodnie z rzeczywistym momentem ich wypracowania, co pozwala uniknąć błędnej interpretacji rentowności okresu. Aby zminimalizować rozbieżności między danymi księgowymi a zarządczymi, rekomendujemy naszym klientom stosowanie rozliczeń międzyokresowych przychodów (RMP). Dzięki temu wynik finansowy lepiej odzwierciedla rzeczywiste efekty działalności w danym miesiącu.

2. Rezerwy na zobowiązania (np. urlopy, premie, gwarancje)

Księgowość: rezerwa tworzona na koniec okresu sprawozdawczego zgodnie z zasadą memoriału – ujmuje koszt, mimo iż nie został jeszcze faktycznie poniesiony.
Dane zarządcze: zarząd analizuje w cash flow faktyczne wypłaty lub planowane wykorzystanie rezerw w kolejnych miesiącach, by ocenić wpływ na płynność.
Różnica: księgowość pokazuje koszt formalny, dane menedżerskie – realny przepływ pieniędzy.

3. Faktury kosztowe z opóźnieniem (koszty nieujęte w czasie)

Księgowość: koszty są ujmowane w momencie otrzymania faktury, choćby jeżeli dotyczą poprzedniego miesiąca lub kwartału. To powoduje, iż wyniki księgowe mogą „skakać” między okresami – raz wyglądają zbyt dobrze, raz zbyt słabo.
Dane zarządcze: raporty zarządcze przypisują koszt do miesiąca, w którym faktycznie powstał (np. koszt kampanii marketingowej do miesiąca emisji, a nie fakturowania).
Różnica: księgowość reaguje na dokument, dane menedżerskie – na rzeczywiste zdarzenie gospodarcze, dzięki czemu pokazują bardziej rzetelny obraz wyników miesięcznych.

4. Rabaty, zwroty i korekty sprzedaży

Księgowość: rabaty i korekty sprzedaży (np. uznane reklamacje, zwroty towarów, bonusy roczne) księgowane są często dopiero w momencie wystawienia faktury korygującej, zwykle ma to miejsce w kolejnym miesiącu lub choćby kwartale. W efekcie wcześniejszy okres pokazuje zawyżony przychód i zysk.
Dane zarządcze: raporty zarządcze ujmują rabaty i korekty w okresie, którego dotyczą – np. gdy rzeczywiście miała miejsce sprzedaż lub akcja promocyjna. Dzięki temu marża i wynik są bardziej realistyczne i porównywalne między okresami.
Różnica: księgowość rozpoznaje rabat w momencie wystawienia dokumentu, dane menedżerskie – w momencie zdarzenia, co pozwala lepiej kontrolować realną rentowność sprzedaży.

5. Zapasy i koszt własny sprzedaży (COGS)

Księgowość: koszt zapasów ujmowany dopiero przy sprzedaży towaru. W międzyczasie wydatki na zatowarowanie nie wpływają na wynik.
Dane zarządcze: pokazują rzeczywisty koszt zakupów i stan zapasów, aby kontrolować płynność i zamrożony kapitał.
Różnica: księgowość pokazuje koszt dopiero przy sprzedaży, dane menedżerskie – już przy wydatku lub zakupie.

6. Niezafakturowane przychody i koszty („cut-off”)

Księgowość: jeżeli faktura nie została jeszcze wystawiona lub otrzymana, zdarzenie nie jest ujęte w wyniku.
Dane zarządcze: raporty zarządcze uwzględniają wszystkie zrealizowane usługi, dostawy i koszty w okresie ich faktycznego wystąpienia.
Różnica: księgowość bazuje na dokumentach, dane menedżerskie – na rzeczywistym przebiegu działalności.

W Torero Solutions pracujemy, opierając się na danych zarządczych, które pokazują rzeczywisty obraz działalności firmy – nie tylko to, co już się wydarzyło, ale także to, co nadchodzi. Nasze analizy i raporty przygotowujemy tak, by zapewnić naszym klientom wiarygodne dane i solidne podstawy do podejmowania strategicznych decyzji, które realnie wspierają rozwój ich biznesu.