Już od lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorstw, w tym biur księgowych i zarządców nieruchomości. To moment przełomowy, ponieważ wymaga dostosowania systemów, procedur i sposobu pracy. Eksperci podkreślają jednak, iż nadchodzące zmiany nie muszą oznaczać chaosu. Wręcz przeciwnie, mogą stać się impulsem do automatyzacji i uporządkowania procesów finansowych.
Usprawnienie codziennej pracy
Wprowadzenie KSeF wymaga dostosowania systemów księgowych, przygotowania pracowników i wdrożenia odpowiednich procedur. Każde biuro zarządzające czy księgowe przetwarza dziesiątki, a często setki faktur miesięcznie. Wdrożenie KSeF to przede wszystkim reorganizacja codziennej pracy, od wystawiania faktur po ich rozliczanie i archiwizację. Zarządcy nieruchomości oraz księgowi obsługujący wspólnoty mieszkaniowe czy spółdzielnie będą musieli zadbać o to, aby faktury były poprawnie wystawiane, wysyłane i odbierane w ramach nowego systemu.
„To duża zmiana proceduralna, ale także szansa na poprawę jakości danych i przejrzystości rozliczeń. Biura, które dobrze się przygotują, mogą znacząco usprawnić swoją pracę” – zauważa Łukasz Kuczek, Dyrektor ds. Strategii i Rozwoju w firmie Weles.
Cyfrowe wsparcie dla zarządców i księgowych
Jednym z kluczowych wyzwań KSeF jest obsługa ogromnej liczby dokumentów przy zachowaniu pełnej zgodności z przepisami. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskują rozwiązania zintegrowane, które pozwalają prowadzić księgowość, rozliczenia i komunikację w jednym środowisku pracy. System Weles3 umożliwia automatyczne przesyłanie i odbieranie faktur z KSeF, eliminując konieczność manualnego wprowadzania danych. Dzięki temu wszystkie dokumenty trafiają wprost do odpowiednich rozliczeń i raportów, co znacząco skraca czas pracy i minimalizuje ryzyko błędów.
Dla zarządców nieruchomości oznacza to prostszy obieg informacji między biurem, wspólnotą a właścicielami lokali. Faktury, rozliczenia czy zestawienia kosztów są dostępne w jednym miejscu, a komunikacja z mieszkańcami przebiega sprawniej. Dzięki integracji z KSeF oraz bankami czy systemami pocztowymi nie ma potrzeby manualnego przesyłania faktur czy tworzenia osobnych raportów. Wszystkie dane finansowe są dostępne na bieżąco, w formie przejrzystych zestawień i raportów, które można łatwo udostępnić wspólnocie lub spółdzielni. Z kolei księgowi zyskują narzędzie, które automatycznie kategoryzuje dokumenty, aktualizuje dane finansowe i przygotowuje zestawienia potrzebne do raportowania lub kontroli. System automatycznie kontroluje zgodność danych z KSeF, dzięki czemu eliminuje błędy i przyspiesza zamknięcia okresów rozliczeniowych.
Takie podejście pozwala obu grupom – zarządcom i księgowym, skupić się na działaniach strategicznych, planowaniu budżetów i obsłudze mieszkańców, zamiast na czasochłonnym wprowadzaniu dokumentów.
KSeF jako krok w stronę nowoczesnej księgowości
Choć nowe przepisy budzą obawy, eksperci są zgodni: KSeF to naturalny etap cyfrowej transformacji branży. Automatyzacja fakturowania, elektroniczny obieg dokumentów i praca w chmurze stają się standardem, który realnie ułatwia życie zarządcom i księgowym.
Systemy takie jak Weles3 pozwalają wdrażać te zmiany bezpiecznie i etapami, od prostego połączenia z KSeF, przez integrację z bankami i pocztą elektroniczną, aż po pełne raportowanie online.
„Firmy, które już dziś zainwestują w cyfrowe narzędzia, za kilka miesięcy będą obsługiwać KSeF bez stresu i zbędnych kosztów. Najważniejsze to zacząć przygotowania już teraz: przetestować procesy i przeszkolić zespoły” – podkreśla Łukasz Kuczek.
Bezpieczna cyfryzacja z Weles3
Weles3 to rozwiązanie w pełni online, zgodne z wymogami RODO, oparte na bezpiecznej infrastrukturze chmurowej. System nie wymaga instalacji ani lokalnych serwerów, co obniża koszty utrzymania i upraszcza zarządzanie.
Zarządcy i księgowi korzystający z Weles3 mogą prowadzić rozliczenia, komunikację z właścicielami lokali i obsługę faktur w jednym miejscu, bez ryzyka błędów i duplikacji danych. To nie tylko oszczędność czasu, ale i większa przejrzystość finansów wspólnot.
Patrycja Kruszewska
