2 godzin temu
Przez ostatnie lata przedsiębiorcy oraz klienci przyzwyczaili się do papierowych faktur. Z czasem zastąpiły je pliki PDF, które trzeba było wysyłać mailami i jednocześnie przechowywać w archiwum. Od 2026 roku wszystko się zmieniło. Firmy przeszły na Krajowy System e-Faktur, którego ostatnie miesiące okresu przejściowego właśnie się kończą.
- Jak Krajowy System e-Faktur zmienił fakturowanie?
- Aktualny harmonogram zmian w KSeF dla przedsiębiorców
- Wygodne metody logowania do systemu faktur
- Co warto wiedzieć o uprawnieniach i trybie offline?
- Czy można dostać karę za brak wdrożenia w firmie KSeF?
- Plan sprawnego wdrożenia KSeF dla polskich firm
Jest to bardzo ważna informacja dla przedsiębiorców, którzy do tej pory odkładali temat na później lub korzystali z ulg, które pozwalały im uniknąć wystawiania dokumentów przez Krajowy System e-Faktur. Wiele osób wciąż podchodzi do KSeF i związanych z nim wymagań jako biurokratycznej przeszkody i utrudnienia w prowadzeniu legalnego biznesu. Zapominają przy tym, iż automatyzacja obiegu dokumentów pozwala obniżyć koszty, ograniczyć ryzyko błędów i eliminuje konieczność korzystania z papierowych dokumentów. System działa stabilnie, a zarówno logowanie do KSeF, jak i codzienna obsługa nie stanowią problemu, o ile tylko korzysta się z odpowiednich rozwiązań. Sprawdź, jak ułatwić sobie wdrożenie KSeF w swojej firmie i uniknąć kar finansowych, które mogą być nakładane od 1 stycznia 2027 roku.
Jak Krajowy System e-Faktur zmienił fakturowanie?
Ministerstwo Finansów wypuściło platformę KSeF, która pozwala wystawiać, odbierać i przechowywać faktury ustrukturyzowane. Teoretycznie eliminuje to konieczność korzystania z zewnętrznych narzędzi. Jednak wielu przedsiębiorców korzysta z nich, ponieważ jest to wygodniejsze. Dodatkowo w KSeF nie są przechowywane zwykłe e-faktury, jak te, które jeszcze do niedawna można było pobrać z programu księgowego i przesłać mailem lub wydrukować. Dokumenty są w formacie XML, który jest zgodny ze schematem FA(3) i dopiero po przejściu walidacji w systemie zostają uznane za oficjalnie wystawione faktury. Istotna zmiana objęła również obieg dokumentów. Zamiast wysyłać je do kontrahentów, faktury trafiają do systemu, gdzie są weryfikowane i otrzymują unikalny numer.
Dopiero wtedy kontrahent może je pobrać przez program księgowy lub aplikację podatnika. Dzięki przechowywaniu wszystkich faktur przez 10 lat od końca roku wystawienia zdjęto z przedsiębiorców obowiązek ich samodzielnego archiwizowania w tym okresie. Skrócił się również czas, w jakim zwracany jest VAT. Przy wystawianiu wyłącznie e-faktur zamiast 60 dni wynosi on tylko 40. Co ciekawe, podjęto decyzję o rezygnacji z not korygujących, a błędy należy poprawić fakturą korygującą wystawioną bezpośrednio w systemie. Twórcy fillup, czyli popularnego narzędzia do fakturowania i formalności, przygotowali na ten temat wiele poradników, które są dostępne na portalu jpk.info.pl.
Aktualny harmonogram zmian w KSeF dla przedsiębiorców
Temat systemu KSeF przewija się już od wielu miesięcy, ale wciąż są podatnicy, którzy legalnie nie korzystają z nowego rozwiązania. Czas ten jednak kończy się wraz z ostatnim dniem 2026 roku, w związku z czym przedstawiamy skrócony harmonogram obejmujący najważniejsze terminy. 1 lutego 2026 roku wszedł obowiązek odbioru e-faktur dla wszystkich podatników oraz ich wystawiania dla firm ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 roku. Od 1 kwietnia 2026 roku e-faktury muszą wystawiać pozostali podatnicy, z wyjątkiem tych, u których faktury wystawione poza systemem nie przekraczają 10 000 zł brutto miesięcznie. 31 grudnia 2026 roku kończy się to odroczenie, możliwość wystawiania faktur na kasach fiskalnych oraz działanie tokenów. Od 1 stycznia 2027 roku zaczną obowiązywać kary.
Wygodne metody logowania do systemu faktur
Przedsiębiorcy, którzy po raz pierwszy korzystają z KSeF, wychodzą zwykle z błędnego założenia, iż logowanie do serwisu wygląda tak, jak w przypadku innych stron. W systemie nie zakłada się jednak konta, a dostęp przyznawany jest na podstawie NIP, PESEL i wybranej metody uwierzytelniania. Zalecaną dla JDG opcją jest profil zaufany, który jest na co dzień używany do wielu innych zastosowań, więc przedsiębiorcy nie muszą poznawać kolejnego narzędzia. Inne rozwiązania to kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowana pieczęć elektroniczna oraz certyfikat KSeF. Ten ostatni to docelowa metoda, ważna do dwóch lat, która zastąpi stosowane początkowo tokeny. W kwestii tokenów warto również zawczasu podjąć działania w celu zmiany tej metody uwierzytelniania, ponieważ działa ona tylko do 31 grudnia 2026 roku. Jak w takim razie wygląda logowanie do KSeF profilem zaufanym?
Wystarczy otworzyć aplikację podatnika KSeF 2.0 lub program łączący się z systemem przez API. Następnie wybrać KSeF logowanie profilem zaufanym, przejść na stronę węzła krajowego i potwierdzić tożsamość. W przypadku JDG system automatycznie rozpozna uprawnienia właścicielskie, co eliminuje konieczność składania wniosków. Profil zaufany wygasa jednak po trzech latach i jest to jedna z częstszych przyczyn, przez które przedsiębiorcy mają problemy z dostaniem się do systemu. Na szczęście odnowienie zajmuje zwykle kilka minut i wystarczy do tego potwierdzenie z bankowości elektronicznej. W przypadku innych błędów uwierzytelniania należy zwrócić uwagę na zgodność danych NIP i PESEL oraz ważność podpisu kwalifikowanego, a w razie problemów przejść na wygodny program, który upraszcza wypełnienie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Dzięki fillup e-faktury dokumenty można wystawiać i odbierać bez konieczności wchodzenia do aplikacji ministerstwa.
Co warto wiedzieć o uprawnieniach i trybie offline?
Uprawnienia w przypadku KSeF są potrzebne, aby inne osoby mogły pracować z firmowymi fakturami. Dotyczy to zarówno pracowników, jak i biura rachunkowego. Uprawnienia nadaje się elektronicznie w KSeF 2.0 lub papierowo przez ZAW-FA. Uprawnienia nadane w wersji 1.0, która działała do 31 stycznia 2026 roku, nie zostały automatycznie przeniesione do nowego systemu, więc jeżeli ktoś jeszcze tego nie zrobił, musi skonfigurować je ponownie. Lepiej jednak nie zostawiać tego na ostatnią chwilę, bo nie ma wówczas możliwości, aby wszystko dokładnie przetestować. Certyfikaty pozwalają wystawiać faktury w trybie offline, który przydaje się podczas awarii, problemów z internetem lub w razie wystąpienia innych utrudnień. Przedsiębiorca wystawia wówczas plik XML z dwoma kodami QR, który należy wgrać do systemu następnego dnia roboczego. o ile jest to oficjalnie potwierdzona awaria, termin wynosi siedem dni od jej zakończenia.
Wzór ZAW-FA i wiele innych druków dostępne są na stronie e-druki.pl, skąd każdy zainteresowany może je pobrać. Główny administrator konta firmowego powinien dodatkowo ustawić harmonogram cyklicznej weryfikacji ról. Pozwoli to zachować pełną kontrolę nad tym, komu udostępniane są poufne informacje przedsiębiorstwa. Chociaż na co dzień może się to wydawać mało istotne, to nie można wykluczyć ryzyka, iż zwolniony pracownik lub inna osoba spróbuje w przyszłości wykorzystać przyznane uprzednio dostępy.
Czy można dostać karę za brak wdrożenia w firmie KSeF?
Jeżeli kogoś nie przekonują korzyści wynikające z fakturowania przez KSeF, powinien zapoznać się jeszcze z nadchodzącymi karami. Od 1 stycznia 2027 roku naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę do 100% kwoty VAT z każdej faktury, która została wystawiona poza systemem. o ile faktury nie są objęte podatkiem, limit ustalono na 18,7% całej należności. Kary KSeF dotyczą wszystkich, którzy są objęci obowiązkiem korzystania z systemu, czyli od nowego roku praktycznie każdego podatnika VAT z polskim NIP, który wystawia faktury innym firmom. Oprócz kary dochodzą również inne kwestie, takie jak opóźnienia płatności czy konieczność składania wyjaśnień kontrahentowi, dlaczego nie mógł znaleźć swojej faktury w systemie. Jedną z istotnych zmian, które wejdą w życie z nowym rokiem, jest obowiązek umieszczania numeru KSeF w tytule przelewu przy płatnościach między czynnymi podatnikami VAT. Są to proste i łatwe do wdrożenia reguły, o ile oczywiście ktoś się z nimi zawczasu zapozna.
Plan sprawnego wdrożenia KSeF dla polskich firm
Właściciele małych firm, którzy chcą księgować samodzielnie, mogą korzystać z firmly, gdzie faktury zgodne z KSeF są za darmo, a aplikacja wylicza podatek i składki ZUS. Firma ma również specjalną ofertę dla księgowych, którzy obsługują wielu klientów. Pakiet fillup daje możliwość obsługi różnych NIP-ów bez przelogowywania się i usprawnia obsługę JPK, e-deklaracji oraz e-ZUS. W najbliższych tygodniach należy przede wszystkim sprawdzić, czy profil zaufany jest aktywny, zalogować się do systemu KSeF i zweryfikować otrzymane uprawnienia. W razie potrzeby można od razu nadać je współpracownikom, aby nadejście nowego roku nie zablokowało ich pracy. Następnie warto złożyć wniosek o certyfikat, bo tokeny przestaną działać z dniem 31 grudnia 2026 roku. Firmy, które korzystają z limitu 10 000 zł, powinny przejść na e-faktury przed końcem roku. Ostatni krok to wybór programu, który pomoże sprawnie zarządzać księgowością, czego przykładem jest wspomniane firmly.
Rodzaj linków – Video
https://youtu.be/bIh6uWtuITc
