KSeF mnoży wątpliwości, a podręczniki Ministerstwa Finansów budzą pytania

3 godzin temu

30 proc. firm w Polsce jeszcze nie jest gotowa na nowe obowiązki związane z wejściem w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Im bliżej startu nowego systemu rozliczeń, tym więcej niejasności pojawia się wśród przedsiębiorców i księgowych. Choć Ministerstwo Finansów opublikowało cztery podręczniki, które miały pomóc w dostosowaniu się do przepisów, materiały resortu wzbudziły nowe pytania interpretacyjne.

Nowe pojęcie: potwierdzenie transakcji

W opublikowanych przez resort finansów podręcznikach pojawiło się nowe pojęcie – „potwierdzenie transakcji”. Jak wyjaśnia Agnieszka Ligocka, ekspertka SaldeoSMART, to dokument, który sprzedawca może przekazać nabywcy, gdy faktura nie została jeszcze przesłana do KSeF i nie uzyskała numeru identyfikacyjnego. Ma on charakter dowodu handlowego, potwierdzającego dokonanie sprzedaży i zapowiadającego wystawienie faktury w systemie.

Dokument może zawierać dane stron transakcji, numer faktury, datę wystawienia, łączną kwotę należności oraz kody QR, które pozwolą później powiązać go z fakturą w systemie.

– Potwierdzenie transakcji będzie wizualnie przypominać fakturę, ale nie wywołuje skutków podatkowych. Nie stanowi podstawy do ujęcia w ewidencji VAT, nie daje prawa do odliczenia podatku i nie wymaga archiwizowania. To jedynie dowód handlowy o charakterze informacyjnym. Wystawienie go przez wystawcę jest dobrowolne – tłumaczy ekspertka SaldeoSMART i FRAM Finanse Agnieszka Ligocka.

Kiedy potwierdzenie transakcji może być pomocne

Nowy dokument może okazać się praktycznym rozwiązaniem w codziennym obrocie gospodarczym, szczególnie w sytuacjach opóźnień technicznych lub organizacyjnych. Sprzedawcy mogą z niego korzystać np. przy sprzedaży terenowej, dostawach międzynarodowych czy przy transakcjach, gdy konieczne jest szybkie potwierdzenie umowy handlowej. Potwierdzenie transakcji może też ułatwić pracę w czasie awarii systemu, braku uwierzytelnienia lub chwilowej niedostępności KSeF.

Agnieszka Ligocka zwraca uwagę, iż obowiązek wystawiania faktur w KSeF zacznie obowiązywać 1 lutego 2026 r. dla dużych firm i 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników. W pierwszych miesiącach wdrażania wiele firm będzie dopiero przechodzić proces uwierzytelniania i nadawania uprawnień w systemie. Dla nich potwierdzenie transakcji może stanowić praktyczne wsparcie w zachowaniu ciągłości rozliczeń.

Gotowość technologiczna kluczem do sukcesu

Nowe pojęcia i rozwiązania wprowadzane przez Ministerstwo Finansów pokazują, iż przygotowanie do KSeF wymaga od firm nie tylko znajomości przepisów, ale także odpowiedniego zaplecza technologicznego. Księgowi muszą dostosować obieg dokumentów, a firmy – upewnić się, iż ich oprogramowanie spełnia wszystkie wymagania KSeF. Z raportu SaldeoSMART wynika, iż 43 proc. przedsiębiorstw skorzystało już ze szkoleń dotyczących systemu. Im wcześniej firmy przetestują integrację swoich systemów z KSeF, tym łatwiej poradą sobie z nowymi obowiązkami.

Część przedsiębiorców może liczyć, iż wystarczy im korzystanie z bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. Chodzi tu o rozwiązania takie jak Aplikacja Podatnika czy e-Mikrofirma. Z podręczników resortu wynika jednak, iż potwierdzenie transakcji to dokument wydawany poza KSeF. Może się więc okazać, iż to funkcja, która nie będzie mogła być realizowana za pośrednictwem rządowych narzędzi.