3 godzin temu
W 2026 r. ponad 2,8 mln przedsiębiorstw w Polsce zostanie objętych obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Dla wielu z nich będzie to największa zmiana technologiczna od czasu cyfryzacji JPK. Choć resort finansów zapowiada tę transformację jako krok ku nowoczesności, dla MŚP może oznaczać konieczność głębokiej reorganizacji sposobu działania. Eksperci z Krajowego Rejestru Długów (KRD) radzą przedsiębiorcom: czas wdrożenia KSeF potraktujcie jako inwestycję.
Obowiązek korzystania z KSeF obejmie wszystkie firmy w Polsce
Wg danych GUS, na koniec I kw. 2025 r. w Polsce było 2,8 mln aktywnych przedsiębiorstw, z czego 2,7 mln to osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą. Obowiązek korzystania z KSeF obejmie wszystkie firmy w Polsce, choć dla mikrofirm przewidziano bardziej elastyczny okres przejściowy.
To wielki krok dla małych firm
KSeF zostanie wdrożony w dwóch etapach. Od 1 lutego 2026 r. dotyczyć będzie firm, których obrót w 2025 r. przekroczy 200 mln zł. Dla pozostałych przedsiębiorstw system stanie się obligatoryjny od 1 kwietnia 2026 r., z ewentualnym przedłużeniem okresu przejściowego do początku 2027 r. dla mikrofirm osiągających obroty poniżej 10 tys. zł miesięcznie. To oznacza, iż zdecydowana większość firm z sektora MŚP będzie musiała przygotować się na nowy sposób wystawiania i otrzymywania faktur – wyłącznie przez KSeF, ponieważ wystawianie faktur poza tym systemem nie będzie możliwe.
– System KSeF wprowadza faktury ustrukturyzowane, oparte na formacie XML, zintegrowane z centralną bazą danych Ministerstwa Finansów. Każda faktura otrzyma unikalny numer identyfikacyjny (XF ID), który będzie obowiązkowy także w tytułach przelewów bankowych. Dokumenty wysyłane e-mailem w formacie PDF, powszechne dziś w obiegu gospodarczym, nie będą uznawane za faktury w rozumieniu przepisów podatkowych – wyjaśnia Emanuel Nowak, ekspert firmy faktoringowej NFG.
Podkreśla przy tym, iż skutki wdrożenia KSeF będą szczególnie odczuwalne dla małych firm:
– Największą barierą dla sektora MŚP może być konieczność odejścia od prostych narzędzi, takich jak Word czy Excel. Dla wielu firm, które dotąd wystawiały faktury manualnie i wysyłały je e-mailem, integracja z KSeF to nie tylko zmiana technologiczna, ale i organizacyjna. Potrzebne będzie wdrożenie systemów księgowych zdolnych do komunikacji z KSeF, co wiąże się z dodatkowymi kosztami i czasem na przeszkolenie personelu – podkreśla ekspert NFG.
Obowiązki (nie) tylko dla B2B
Jak dalej informuje KRD obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje wyłącznie dokumenty zawierające numer NIP nabywcy. W praktyce oznacza to, iż przedsiębiorcy wystawiający faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – tzw. faktury imienne – nie muszą ich rejestrować w systemie. Podobnie jest w przypadku sprzedaży rejestrowanej przy użyciu paragonów fiskalnych bez NIP – dokumenty te nie podlegają obowiązkowi raportowania w KSeF.
Jednak sytuacja zmienia się w momencie, gdy klient – choćby jako osoba fizyczna – poda swój NIP w celu wystawienia faktury. Wówczas przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę ustrukturyzowaną i przesłać ją przez system KSeF. Dotyczy to również paragonów z NIP-em, do których następnie wystawiana jest faktura. – To rozróżnienie jest szczególnie istotne dla firm działających w modelach mieszanych, łączących sprzedaż B2C i B2B, jak na przykład gabinety lekarskie, zakłady fryzjerskie, usługi szkoleniowe czy branża beauty. W ich przypadku konieczne będzie wdrożenie procesów pozwalających na szybką identyfikację transakcji wymagających raportowania w KSeF oraz rozdzielenie dokumentów, które systemowi nie podlegają – zwraca uwagę Emanuel Nowak.
Szansa na poprawę płynności finansowej
Choć wiele mówi się o wymogach i trudnościach z tym związanych, eksperci zwracają uwagę na korzyści wynikające z centralizacji systemu fakturowania, które mogą być długofalowe. – KSeF umożliwia przechowywanie faktur przez okres 10 lat, eliminując konieczność ich papierowej archiwizacji. Firmy zyskają dostęp do dokumentów w czasie rzeczywistym, co może skrócić czas potrzebny na weryfikację, rozliczenia VAT i księgowanie – podkreśla Emanuel Nowak.
Inni idą jeszcze dalej, podkreślając, iż KSeF to nie tylko narzędzie fiskalne, ale też szansa na poprawę płynności finansowej w firmie.
Wdrożenie KSeF ma szansę znacząco poprawić dyscyplinę płatniczą w sektorze MŚP
– Przedsiębiorstwa, które odpowiednio wcześnie zintegrują swoje systemy informatyczne oraz przeprowadzą kompleksowe szkolenia personelu, mogą uzyskać wymierną przewagę konkurencyjną. Usprawniony dostęp do danych sprzyja skutecznemu monitorowaniu płynności finansowej i umożliwia szybsze reagowanie na potencjalne opóźnienia płatności. W rezultacie wdrożenie KSeF ma szansę znacząco poprawić dyscyplinę płatniczą w sektorze MŚP, szczególnie w kontekście pogarszającej się terminowości rozliczeń pomiędzy firmami. Brak bieżącego dostępu do informacji o fakturach stanowi w tej chwili jedną z głównych przyczyn powstawania zatorów płatniczych. Przedsiębiorcy często otrzymują sygnały o przeterminowanych należnościach z opóźnieniem, co uniemożliwia niezwłoczne podejmowanie działań i wiąże się z utratą płynności finansowej. KSeF, dzięki natychmiastowej wymianie danych, pozwoli szybciej identyfikować transakcje obarczone ryzykiem oraz skutecznie przeciwdziałać powstawaniu spirali zadłużenia – podkreśla Adam Łącki, prezes Krajowego Rejestru Długów Biura Informacji Gospodarczej.
– Czas wdrożenia KSeF należy potraktować jako inwestycję. Im wcześniej firma rozpocznie przygotowania, tym większa szansa, iż proces ten nie zakłóci bieżącej działalności. Warto pamiętać, iż automatyzacja i cyfryzacja nie są już tylko domeną dużych podmiotów. Przyszłość MŚP zależy od gotowości do adaptacji i elastyczności w obliczu zmian regulacyjnych – podsumowuje Emanuel Nowak.
Dla małych przedsiębiorstw KSeF będzie okazją do przeskoku technologicznego
Choć KSeF wprowadza szereg obowiązków, może też przyczynić się do unowocześnienia procesów finansowych w polskich firmach. Dla małych przedsiębiorstw będzie to okazja do przeskoku technologicznego, który w dłuższej perspektywie może okazać się impulsem do rozwoju i lepszej kontroli nad finansami.
