3 godzin temu
Każda złotówka zamrożona w przeterminowanych fakturach to luka w finansach firmy, a zarazem bezpłatny kredyt dla niesolidnego klienta. W windykacji wygrywa nie ten, kto mówi najgłośniej, ale ten, kto działa najszybciej i najbardziej systemowo. Warto wiedzieć, jak to zrobić.
Pierwszym krokiem, zanim dojdzie do współpracy handlowej, powinno być sprawdzenie wiarygodności płatniczej klienta w Krajowym Rejestrze Długów i innych bazach gospodarczych, przejrzenie opinii branżowych czy choćby podstawowych danych finansowych. Pozwala to ocenić prawdopodobieństwo opóźnień. Rezygnacja z tego etapu może oznaczać problemy finansowe, szczególnie gdy dostawy mają charakter ciągły albo firma sprzedaje z odroczonym terminem płatności.
Druga kwestia to brak kompletnej dokumentacji. Skuteczna windykacja opiera się na dowodach, a nie na dobrej pamięci. Umowy, zamówienia, protokoły odbioru, faktury, korespondencja, potwierdzenia częściowych wpłat – bez tego choćby najlepszy prawnik będzie miał związane ręce. Warto wprowadzić w firmie prostą, powtarzalną regułę: każda transakcja przechodzi przez checklistę „dokumentacja gotowa do windykacji”. Dopiero gdy wszystkie pola są odhaczone, towar może jechać do klienta. Oszczędzi to nerwów i pieniędzy, gdy sytuacja wymknie się spod kontroli.
14 dni – termin graniczny
Trzecia pułapka to spóźniony start działań windykacyjnych. Statystyka jest bezlitosna: im dłużej przedsiębiorca czeka, tym mniejsze szanse na odzyskanie należności. Dobrze jest ustalić wewnętrzny termin graniczny, np. 14 dni po terminie płatności. Tego dnia automatycznie ruszają przypomnienia mailem, sms-em, czy poprzez bezpośrednią rozmowę.
Kolejny błąd to zbyt łatwe uleganie dłużnikowi i brak scenariuszy działania. „Księgowa na urlopie”, „bank się spóźnił”, „przelew zaraz wyjdzie” – każdy wierzyciel słyszał to setki razy. Obietnica to za mało. Trzeba wyznaczyć termin, potwierdzić go pisemnie, a jeżeli nie zostanie dotrzymany, automatycznie rozpocząć procedurę odzyskiwania należności, np. za pośrednictwem firmy windykacyjnej. Potrzebny jest precyzyjnie opisany plan: od delikatnego przypomnienia, przez formalne wezwanie, kontakt telefoniczny i kanały cyfrowe, aż po decyzję o przekazaniu sprawy do wyspecjalizowanej firmy windykacyjnej. Z badania Kaczmarski Inkasso „Jak MŚP korzysta z windykacji” wynika, iż 71 proc. przedsiębiorców wysoko ocenia skuteczność firm windykacyjnych, z którymi współpracowały w ciągu ostatnich dwóch lat.
Elastyczność pomaga odzyskać pieniądze
Paradoksalnie równie kosztowny jest brak elastyczności. Sztywne stanowisko „albo całość dziś, albo widzimy się w sądzie” często kończy się długą batalią i niską efektywnością. Tymczasem dobrze skalkulowana ugoda, rozłożenie płatności na krótkie, realne raty czy uzależnienie części długu od bieżących dostaw pozwalają utrzymać relację biznesową i odzyskać pieniądze. Elastyczność nie oznacza naiwności, tylko kontrolę nad warunkami i terminarzem.
Wreszcie, przedsiębiorcom zdarza się pomijać windykację polubowną, choć to najtańszy i zwykle najskuteczniejszy sposób na wyegzekwowanie należności.
Pierwsze 90 dni od powstania długu daje wiele możliwości: zautomatyzowane przypomnienia, krótkie, rzeczowe rozmowy telefoniczne czy e-maile z linkiem do szybkiej płatności dają najlepszy efekt przy najniższym koszcie. Dobra windykacja nie jest bowiem sztuką konfrontacji, ale konsekwencji.
