Elektroniczne faktury od kwietnia: Co musi zrobić rolnik, a co nie jest obowiązkowe?

Od 1 kwietnia 2026 r. rusza obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Wśród rolników narasta pytanie: czy ryczałtowiec będzie musiał zakładać konto w systemie i odbierać faktury VAT RR elektronicznie? Ministerstwo Finansów w odpowiedzi dla redakcji Tygodnika Poradnika Rolniczego rozwiewa najważniejsze wątpliwości i wskazuje, kto ma obowiązek, a kto może zdecydować sam.

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) budzi duże obawy wśród rolników, zwłaszcza ryczałtowych i prowadzących małe gospodarstwa rodzinne. Rolnicy alarmują, iż w praktyce system obejmie również tych, którzy formalnie nie są podatnikami VAT, a brak dostępu do narzędzi cyfrowych może utrudnić im normalne funkcjonowanie.

Ministerstwo Finansów w odpowiedzi dla naszej redakcji szczegółowo wyjaśnia, jak KSeF ma działać w rolnictwie.

Odroczenia wdrożenia KSeF dla rolników nie będzie

Jak poinformowało naszą redakcję Ministerstwo Finansów, w tej chwili nie są prowadzone żadne prace nad odroczeniem obowiązkowego wdrożenia KSeF dla rolników.

– w tej chwili w Ministerstwie Finansów nie są prowadzone prace i analizy mające na celu odroczenie obowiązkowego terminu wprowadzenia KSeF – przekazał resort.

Resort podkreśla, iż etapowe wdrażanie systemu było odpowiedzią na postulaty rynku i efektem szerokich konsultacji.

– Wypracowane, finalne rozwiązania prawne, techniczne i biznesowe są efektem szerokich konsultacji przeprowadzonych w 2024 i 2025 r. z udziałem rynku – zaznacza Ministerstwo Finansów, dodając, iż w konsultacjach wzięło udział około 10 tys. podmiotów.

Ministerstwo uspokaja również w kwestii sankcji.

– Wyrazem elastycznego podejścia jest m.in. uwzględnienie, iż za 2026 r. nie będzie kar i sankcji za błędne stosowanie KSeF – informuje resort.

Rolnik VAT – obowiązek od 1 kwietnia 2026 r.

Ministerstwo Finansów przypomina, iż zdecydowana większość rolników będących podatnikami VAT będzie objęta obowiązkowym e-fakturowaniem.

– Rolnicy jako podatnicy VAT będą zobowiązani do stosowania obligatoryjnego e-fakturowania od 1 kwietnia 2026 r. – przekazuje resort.

Jednocześnie przewidziano dalsze odroczenie dla najmniejszych podmiotów.

– Rolnicy będą mogli skorzystać z dalszego odroczenia obowiązku wystawiania faktur w KSeF, jeżeli wystawiane faktury miesięcznie nie przekraczają kwoty 10 tys. zł brutto – dodaje Ministerstwo Finansów.

Rolnik ryczałtowy – decyzja należy do Ciebie

Kluczowe wyjaśnienia dotyczą rolników ryczałtowych. Ministerstwo Finansów podkreśla, iż nie będą oni objęci obowiązkiem KSeF.

– Faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA potwierdzające nabycie od rolników ryczałtowych produktów rolnych są wystawiane przez nabywcę, a nie sprzedawcę – przypomina resort.

– Możliwe będzie wystawienie tych dokumentów w formie papierowej lub elektronicznej poza KSeF, tak jak dotychczas. Wystawianie tych dokumentów przy użyciu KSeF nie będzie obowiązkowe – podkreśla Ministerstwo Finansów.

Od 1 kwietnia 2026 r. pojawi się jednak nowa możliwość.

– Za zgodą dostawcy – rolnika ryczałtowego możliwe będzie wystawienie przez nabywcę faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu KSeF – informuje resort.

Jednocześnie decyzja ma należeć wyłącznie do rolnika.

– Wystawianie faktur VAT RR w KSeF nie będzie obligatoryjne i będzie zależne od decyzji rolnika ryczałtowego – zaznacza Ministerstwo Finansów.

Jeżeli rolnik wyrazi zgodę, nabywca będzie zobowiązany do stosowania KSeF do czasu jej odwołania.

KSeF a NIP. Bez tego nie wejdziesz do systemu

Resort wyraźnie wskazuje, iż korzystanie z KSeF przez rolnika ryczałtowego wymaga posiadania numeru NIP.

– Warunkiem korzystania z KSeF przez rolnika ryczałtowego będzie posiadanie numeru identyfikacji podatkowej (NIP). W tym zakresie nie będzie wystarczające posiadanie wyłącznie numeru PESEL – przekazuje Ministerstwo Finansów.

Rolnik ryczałtowy, który posiada NIP, ma w systemie pełne uprawnienia właścicielskie.

– Rolnik ryczałtowy posiada w KSeF pełen zakres uprawnień, w tym uprawnienie do zarządzania uprawnieniami – dodaje resort.

Ministerstwo Finansów podkreśla, iż użytkownicy KSeF mają dostęp do szerokiego pakietu wsparcia.

– Podatnicy objęci obowiązkiem KSeF mają zapewniony dostęp do szerokiego pakietu materiałów informacyjnych i instruktażowych – informuje resort.

Dostępne są m.in. podręczniki, tutoriale wideo, webinary „Środy z KSeF”, infolinia KAS działająca całodobowo oraz możliwość uzyskania pomocy bezpośrednio w urzędach skarbowych.

Rolnicy wciąż mają wątpliwości

Mimo wyjaśnień resortu rolnicy i organizacje branżowe wskazują, iż w praktyce system może oznaczać dodatkowe obowiązki i problemy organizacyjne, zwłaszcza przy fakturach potrzebnych do zwrotu akcyzy czy dopłat. Izby rolnicze przez cały czas apelują o dłuższy okres przejściowy.