Koniec papierowych faktur na stacjach. Od 1 lutego Orlen zmienia zasady

Od 1 lutego 2026 r. na stacjach Orlenu przedsiębiorcy nie dostaną już papierowej faktury VAT za tankowanie. Wszystko przenosi się do systemu elektronicznego, a tradycyjny wydruk odchodzi do historii.

Koniec papierowych faktur na stacjach. Od 1 lutego Orlen zmienia zasady

To jeden z pierwszych widocznych w praktyce efektów wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Koniec faktury „do ręki” na stacji

Orlen, jako największy koncern paliwowy w Polsce, dostosowuje się do nowych przepisów jako jeden z pierwszych. Od lutego klienci biznesowi tankujący na stacjach nie otrzymają papierowej faktury ani pliku PDF wysyłanego mailem. Dokument sprzedaży będzie dostępny wyłącznie w KSeF.

Spółka jasno komunikuje, iż wizualizacje faktur nie powinny być już drukowane ani przesyłane w dotychczasowej formie, o ile faktura została wystawiona w systemie e-Faktur. Oznacza to, iż księgowość i obieg dokumentów muszą być przygotowane na pełną cyfryzację.

KSeF wchodzi etapami

Nowy system obejmie wszystkie firmy w Polsce, ale w różnym czasie. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek korzystania z KSeF obejmie największe podmioty, czyli te, których obrót w 2025 r. przekroczył 200 mln zł. To właśnie ta grupa – w tym Orlen – jako pierwsza przechodzi na obowiązkową e-fakturę.

Pozostali przedsiębiorcy dołączą od 1 kwietnia 2026 r. Dla najmniejszych firm przewidziano okres przejściowy – mikroprzedsiębiorcy z obrotami poniżej 10 tys. zł miesięcznie mogą zyskać dodatkowy czas na dostosowanie się, choćby do początku 2027 r.

Miliony firm objętych zmianą

Skala reformy jest ogromna. Z danych GUS wynika, iż w Polsce działa około 2,8 mln aktywnych przedsiębiorstw, z czego zdecydowaną większość stanowią jednoosobowe działalności gospodarcze. Wszystkie one – wcześniej czy później – będą musiały nauczyć się funkcjonować w nowym systemie.

Dotychczasowy uproszczony model, oparty m.in. na fakturach z NIP wystawianych przy kasie, będzie funkcjonował tylko do końca 2026 roku. Później również on zniknie.

Co to oznacza w praktyce?

Dla firm korzystających z paliw służbowych zmiana oznacza konieczność:
– posiadania dostępu do KSeF,
– sprawnego odbioru faktur w systemie,
– dostosowania programów księgowych i procedur wewnętrznych.

Z perspektywy państwa to krok w stronę pełnej kontroli obiegu faktur i ograniczenia nadużyć podatkowych. Z perspektywy przedsiębiorców – kolejny obowiązek administracyjny, który trzeba wdrożyć bez względu na skalę działalności.

Jedno jest pewne: od lutego tankowanie „na firmę” na Orlenie będzie wyglądało inaczej. Papierowa faktura zostaje w przeszłości, a KSeF staje się codziennością.