KSeF – cyfrowa rewolucja w fakturowaniu. Co musisz wiedzieć?!

Cyfryzacja procesów księgowych wkracza w decydującą fazę. Po kilku zapowiedziach oraz przesuwaniu terminów, obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) staje się faktem. Dla branży HoReCa oznacza to konieczność dostosowania systemów sprzedażowych i księgowych do nowych wymagań prawa, ale również szansę na uproszczenie i przyspieszenie wielu procesów administracyjnych.

KSeF – od koncepcji do obowiązku

Koncepcja e-fakturowania nie jest w Polsce nowa – już w 2004 roku pojawiły się przepisy umożliwiające stosowanie faktur elektronicznych. Jednak dopiero teraz przedsiębiorcy staną przed obowiązkiem wystawiania tzw. faktur ustrukturyzowanych w zamkniętym systemie, który działa w bezpośrednim połączeniu z administracją skarbową.

Celem wprowadzenia KSeF jest nie tylko przyspieszenie obiegu dokumentów i poprawa płynności finansowej firm, ale również walka z szarą strefą i nadużyciami podatkowymi. Polska wpisuje się tym samym w szerszy trend europejski – docelowo podobne rozwiązania mają funkcjonować we wszystkich państwach Unii Europejskiej.

Harmonogram zmian – najważniejsze daty dla przedsiębiorców

Ministerstwo Finansów ogłosiło etapowy plan wdrażania systemu:

• czerwiec–lipiec 2025 – publikacja nowej struktury FA(3) oraz dokumentacji API KSeF 2.0,
• wrzesień–listopad 2025 – zakończenie prac legislacyjnych, testy otwarte API i udostępnienie testowej wersji aplikacji podatnika,
• od lutego 2026 – obowiązkowy KSeF 2.0 dla przedsiębiorstw z obrotami powyżej 200 mln zł,
• od kwietnia 2026 – obowiązkowe korzystanie z KSeF dla wszystkich przedsiębiorców.

Dla hoteli i restauracji oznacza to, iż w ciągu najbliższych miesięcy muszą przygotować swoje systemy POS, oprogramowanie księgowe oraz procesy administracyjne do pracy w nowej rzeczywistości.

Fot.: Materiały prasowe LSI Software

Dlaczego KSeF może być korzystny?

Choć wprowadzenie nowego systemu oznacza dodatkowe obowiązki i inwestycje w dostosowanie oprogramowania, KSeF niesie ze sobą również wymierne korzyści:

• szybszy zwrot VAT – termin skraca się z 60 do 40 dni,
• bezpieczeństwo – faktury będą archiwizowane przez Ministerstwo Finansów przez 10 lat,
• automatyzacja – łatwiejsze księgowanie i możliwość integracji z systemami sprzedażowymi,
• standaryzacja – jeden format dla wszystkich faktur w obiegu gospodarczym,
• mniej obowiązków sprawozdawczych – brak konieczności przesyłania JPK_FA,
• przyspieszenie obrotu finansowego – szybsze przetwarzanie dokumentów i płatności.

Co się zmieni w praktyce?

Nowa faktura ustrukturyzowana będzie miała z góry określoną strukturę i będzie przesyłana do KSeF w formacie XML. Po zarejestrowaniu w systemie otrzyma unikalny numer identyfikacyjny, który stanie się jej potwierdzeniem. Oznacza to, iż dokumenty nie będą już mogły funkcjonować „poza systemem”.

Dla restauratorów i hotelarzy ważne będzie sprawne połączenie systemu sprzedażowego i księgowego z KSeF. Faktury będzie można wystawiać zarówno poprzez bezpłatną aplikację Ministerstwa Finansów, jak i przez komercyjne systemy, które już dziś są dostosowywane do nowych wymogów.

Branża HoReCa a cyfryzacja rozliczeń

Warto podkreślić, iż dla restauracji i hoteli, gdzie codziennie wystawiane są setki paragonów i faktur, integracja z KSeF będzie szczególnie istotna. Sprawnie wdrożony system pozwoli zautomatyzować wiele procesów – od wystawienia faktury po jej zaksięgowanie – co przełoży się na oszczędność czasu i redukcję błędów.

Czas na przygotowania

Wejście KSeF w życie to proces, którego nie można odkładać na ostatnią chwilę. Restauratorzy i hotelarze powinni już teraz:

• sprawdzić kompatybilność swoich systemów sprzedażowych i księgowych,
• skonsultować się z dostawcami oprogramowania,
• przeszkolić personel odpowiedzialny za wystawianie faktur i obsługę rozliczeń,
• rozpocząć testy w środowisku KSeF, aby uniknąć problemów w momencie obowiązkowego startu.

KSeF to nie tylko nowe regulacje prawne, ale przede wszystkim narzędzie, które – przy odpowiednim wdrożeniu – może uprościć codzienną pracę. Choć perspektywa obowiązkowego systemu może wydawać się wyzwaniem, to w dłuższej perspektywie oznacza większą przejrzystość, bezpieczeństwo i automatyzację procesów finansowych.